W dniach 5-9 czerwca 2018 r. ośmioosobowa polska delegacja Stowarzyszenia Urzędników Stanu Cywilnego RP uczestniczyła w XVIII Kongresie Europejskiego Stowarzyszenia Urzędniczek i Urzędników Stanu Cywilnego (EVS), który odbył się w Jassy w Rumunii.
Kongresy są cykliczną imprezą organizowaną raz w roku, podczas której urzędnicy stanu cywilnego i przedstawiciele nauki z wielu państw Europy wymieniają wiedzę i doświadczenia oraz określają kierunki zmian, w jakich powinna podążać rejestracja stanu cywilnego w nowoczesnym społeczeństwie obywatelskim, z uwzględnieniem relacji międzynarodowych. Tegoroczna edycja, z uwagi na przepisy o ochronie danych osobowych, które stosuje się od 25 maja, w większości poświęcona była właśnie unijnemu rozporządzeniu RODO. Omawiano także skalę problemu uchodźców w poszczególnych krajach, różne podejścia organizacyjne w państwach europejskich w zakresie lokacji tych osób oraz praktyczne sposoby radzenia sobie z ustaleniem tożsamości i sporządzaniem aktów stanu cywilnego dotyczących emigrantów.
Jeden z referatów poświęconybył - wchodzącemu w życie 16 lutego 2019 r. - unijnemu rozporządzeniu nr 2016/1191 w zakresie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych. Dla przypomnienia, rozporządzenie reguluje zwolnienie z legalizacji lub podobnej czynności i uproszczenia innych formalności w odniesieniu do posługiwania się określonymi dokumentami urzędowymi wydanymi przez organy innego państwa członkowskiego. Ustanawia też wielojęzyczne standardowe formularze, które mają być stosowane jedynie jako tłumaczenie pomocnicze załączane do dokumentów urzędowych (nie mają zastąpić ani stanowić odpowiednika krajowych odpisów i zaświadczeń z zakresu stanu cywilnego). Okazuje się, że Polska jest jednym z najbardziej zaawansowanych krajów w zakresie implementacji przepisów rozporządzenia. Ministerstwo Cyfryzacji zleciło już Centralnemu Ośrodkowi Informatyki przygotowanie tego zagadnienia od strony technicznej.
Na zakończenie Kongresu Piotr Gajewski, Prezes Stowarzyszenia Urzędników Stanu Cywilnego RP zaprezentował koncepcję organizacji przyszłorocznego XIX Kongresu EVS, który odbędzie się w Polsce, w Szczecinie.
***
Od 1995 roku polscy urzędnicy stanu cywilnego współpracują ze swoimi odpowiednikami z kilkunastu państw europejskich. W 2000 roku nasze Stowarzyszenie było współzałożycielem Europejskiego Stowarzyszenia Urzędników Stanu Cywilnego, do którego aktualnie należy 14 państw. Głównymi celami działania tej europejskiej organizacji jest wymiana informacji w zakresie prawa rodzinnego, prawa o aktach stanu cywilnego i prawa prywatnego międzynarodowego, a także działanie na rzecz harmonizacji wymienionych dziedzin prawa w interesie równości mieszkańców Europy wobec praw regulujących stan cywilny osób.